Tablas dinámicas y consolidación de datos

      TABLAS DINÁMICAS Y CONSOLIDACIÓN DE DATOS

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada una de ellas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, une datos de modo que puede actualizar y agregar según sea necesario con mayor facilidad.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si suele consolidar datos, puede serle útil basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que use un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte: Crear una plantilla. Este es también un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos: por categoría o por posición.

Consolidación por posición: Cuando los datos en las áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

• Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Si quiere una consolidación más flexible por categoría, considere la posibilidad de crear una tabla dinámica en su lugar.

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016, por lo que la vista puede diferir según qué versión use. En cambio, los pasos son los mismos.

Pasos de consolidación

1. Si aún no lo ha hecho, en cada hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, configure los datos del siguiente modo:
   • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista, de modo que cada columna tenga una etiqueta en la primera fila, contenga datos similares y no tenga filas o columnas en blanco.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde vaya a colocar la consolidación; Excel la rellenará.
   • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.
   Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.
3. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
   
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.
   El siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo seleccionados.
   
5. Seleccionar los datos
   • Si la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar está en otro libro, haga clic primero en Examinar para buscar ese libro y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. Excel introducirá la ruta del archivo en el cuadro Referencia seguida de un signo de exclamación y puede seguir seleccionando los datos.
   Después, en el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.
   
   Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.
6. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos para agregar todos los rangos que quiera.
7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambie el origen de datos, active la casilla Crear vínculos con los datos de origen. Si está desactivada, puede actualizar la consolidación de forma manual.
   Notas: 

   • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.
   • Si necesita cambiar los rangos una vez los ha agregado, puede hacer clic en cada uno de ellos en el cuadro de diálogo Consolidar, actualizarlos cuando aparezcan en el cuadro Referencia y, después, hacer clic en Agregar. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Seleccione la referencia anterior y presione Suprimir.
8. Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación. No tendrá formato, tendrá que encargarse usted de él, pero solo tiene que hacerlo una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.
   • Las etiquetas que no coincidan con las de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
   • Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

• Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo
  Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:
  
  Sugerencia: Para introducir una referencia de celda, como Ventas!B4, en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en que necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, después, haga clic en la celda; Excel rellena automáticamente el nombre de la hoja y la dirección de la celda. Tenga en cuenta que las fórmulas como esta pueden ser propensas a errores, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede resultar difícil localizar un error una vez que se ha introducido la fórmula.
• Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo
  Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra:
  
• 
  

Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada una de ellas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, une datos de modo que puede actualizar y agregar según sea necesario con mayor facilidad.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si suele consolidar datos, puede serle útil basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que use un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte: Crear una plantilla. Este es también un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos: por categoría o por posición.

Consolidación por posición: Cuando los datos en las áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

• Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Si quiere una consolidación más flexible por categoría, considere la posibilidad de crear una tabla dinámica en su lugar.

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016, por lo que la vista puede diferir según qué versión use. En cambio, los pasos son los mismos.

Pasos de consolidación

1. Si aún no lo ha hecho, en cada hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, configure los datos del siguiente modo:
   • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista, de modo que cada columna tenga una etiqueta en la primera fila, contenga datos similares y no tenga filas o columnas en blanco.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde vaya a colocar la consolidación; Excel la rellenará.
   • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.
   Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.
3. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
   
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.
   El siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo seleccionados.
   
5. Seleccionar los datos
   • Si la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar está en otro libro, haga clic primero en Examinar para buscar ese libro y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. Excel introducirá la ruta del archivo en el cuadro Referencia seguida de un signo de exclamación y puede seguir seleccionando los datos.
   Después, en el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.
   
   Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.
6. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos para agregar todos los rangos que quiera.
7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambie el origen de datos, active la casilla Crear vínculos con los datos de origen. Si está desactivada, puede actualizar la consolidación de forma manual.
   Notas: 

   • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.
   • Si necesita cambiar los rangos una vez los ha agregado, puede hacer clic en cada uno de ellos en el cuadro de diálogo Consolidar, actualizarlos cuando aparezcan en el cuadro Referencia y, después, hacer clic en Agregar. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Seleccione la referencia anterior y presione Suprimir.
8. Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación. No tendrá formato, tendrá que encargarse usted de él, pero solo tiene que hacerlo una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.
   • Las etiquetas que no coincidan con las de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
   • Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

• Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo
  Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:
  
  Sugerencia: Para introducir una referencia de celda, como Ventas!B4, en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en que necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, después, haga clic en la celda; Excel rellena automáticamente el nombre de la hoja y la dirección de la celda. Tenga en cuenta que las fórmulas como esta pueden ser propensas a errores, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede resultar difícil localizar un error una vez que se ha introducido la fórmula.
• Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo
  Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra: